Crash Kurs - Prüfung des Finanzwesens in SAP® - Teil I: Grundlagen

Warum prüfe ich das Modul FI?
Grundsätzlich leitet sich eine Prüfung des SAP® Systems, speziell des Moduls FI, aus den gesetzlichen Grundlagen ab.
Mit der Einführung des Handelsrechts anno 1886 wurden bereits die ersten GoB definiert.
Anlässlich der EG-Harmonisierung, im Jahre 1985, erfolgte die gesetzliche Verankerung der Rechnungslegungsvorschriften. Im Zuge der Adaption an die Entwicklung der Informationssysteme wurden 1995 die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) veröffentlicht, bei denen
es sich um eine Präzisierung der GoB hinsichtlich des DV-Einsatzes handelt.
Ihre Ausarbeitung, die sukzessiv zu den heute gültigen GoBS (Gründätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführung) führte, erfolgte durch die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) in Eschborn.
Der Weg zum Einsatz DV-gestützter Buchführungssysteme ist juristisch durch die AO und das HGB geebnet. Hier erfolgt eine ergänzende Manifestierung der handels- und steuerrechtlichen Mindestanforderungen an selbige.
Die Grundvoraussetzungen sind im § 239 Abs. 4 HGB und
Abschnitt 29 EstR § 146 Abs. 5 AO, § 147 Abs. 2 AO reglementiert.
Handelsrechtliche Relevanz haben u. a. §§ 238 Abs. 2, 239 Abs. 4,
257 und 261 HGB, die zusammengefasst folgende Anforderungen formulieren:
• Die buchführungspflichtigen Geschäftsfälle müssen
richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst sein
und sich in ihrer Entstehung und Entwicklung verfolgen
lassen (Beleg- und Journalfunktion).
• Die Geschäftsfälle sind so zu verarbeiten, dass sie
geordnet darstellbar sind und demnach ein Überblick
über die Vermögens- und Ertragslage
gewährleistet ist (Kontenfunktion).
• Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nach
Konten erfolgen. Die Konten müssen fortgeschrieben
werden nach Kontensummen oder Salden
sowie nach Abschlusspositionen. Diese müssen
alle jederzeit darstellbar und lesbar gemacht werden
können.
• Einem sachverständigen Dritten muss es möglich
sein, sich in angemessener Zeit mit dem Buchführungsverfahren
vertraut zu machen, damit er
sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle
und die Lage des Unternehmens machen kann.
• Das Verfahren der DV-gestützten Buchführung
muss durch eine Verfahrensdokumentation sowohl
die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte
nachweisen, verständlich und nachvollziehbar
machen.
• Eine Programmidentität muss dahingehend
gewährleistet sein, dass das in der Dokumentation
beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten
entspricht.

Bedeutung für die Praxis
Zuerst gilt es, sich einen Überblick über bestehende Verfahrensanweisungen hinsichtlich der benannten Vorgaben in Ihrem Unternehmen zu verschaffen.

Datenwiedergabe
Das Verfahren für die Wiedergabe ist vom Buchführungspflichtigen
in einer Arbeitsanweisung

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schriftlich zu fixieren, die Verantwortlichkeit verbleibt beim Buchführungspflichtigen (§ 238 HGB),
ungeachtet des Einsatzes von Fremdfirmen oder Fremdsystemen.
Die inhaltliche Konsistenz der Wiedergabe aller Daten mit den gespeicherten Medien muss durch das jeweilige Archivierungsverfahren gewährleistet sein.
Dabei muss ebenfalls eine originalgetreue, bildliche Wiedergabe im Hinblick auf die Übereinstimmung mit Originalbelegen sichergestellt sein.
Bei Datensicherungsprozeduren sollte auf eine periodische Systematik geachtet werden.
Die Herstellung von Sicherheitskopien gilt als obligat, ebenso wie die Aufbewahrung an sicheren Standorten, die einen Schutz vor Vernichtung, Diebstahl, unberechtigten Zugriffen oder Verlust gewährleisten müssen.
Hier bedarf es eines umfassenden Datensicherungskonzeptes, in dem sowohl die gesetzlichen Anforderungen als auch das Bundesdatenschutzgesetz eine
Umsetzung erfahren.

Aufbewahrungsfristen
Durch die Neufassung von § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB hat sich die Aufbewahrungspflicht von Buchungsbelegen von sechs auf zehn Jahre verlängert.
Sofern in anderen Gesetzesbestimmungen andere Aufbewahrungsfristen festgelegt sind, gelten diese. Davon nicht betroffen sind Reglementierungen außersteuerlicher Gesetze.
Zu den Buchungsbelegen zählen:
• Auftragszettel
• Bankauszüge
• Betriebskostenrechnungen
• Bewertungsunterlagen
• Buchungsanweisungen
• Gehaltslisten
• Kassenberichte
• Lieferscheine
• Portokassenberichte
• Quittungen
• Rechnungen
• Warenbestandsaufnahmen
Die Verfahrensdokumentation zur DV-Buchführung zählt zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
laut § 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO.
Somit ist diese grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.
Das gilt auch für die Teile der Verfahrensdokumentation,
denen Belegfunktion zukommt.
Die Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem rechnungslegungsrelevante Daten erfasst wurden, entstanden sind
oder aber bearbeitet wurden.
Prüfen Sie mittels Sichtung vorhandener Unterlagen und Durchführung von Informationsgesprächen die Umsetzungsanweisungen benannter Jurisdiktionen unter Berücksichtigung progressiver Aktualisierungsanforderungen.
Auf weitere relevante gesetzliche Bestimmungen wird im Einzelnen verwiesen.

Prüfaufbau - Planung und Prozedere
Um eine effiziente FI-Prüfung durchführen zu können, bedarf es umfangreicher Vorbereitungstätigkeiten.
Definieren Sie vorab Ihren Prüfungsumfang und Ihre Fragestellungen. Für effizientes Zeitmanagement ist es dienlich, eine Prüfcheckliste, in der alle relevanten Prüfungshandlungen aufgeführt sind, im Vorfeld zu verfassen.
Hilfreich ist es, in der Checkliste Lokalisationen, Ordnungsmäßigkeitsvorgaben und Empfehlungen ergänzend zu dokumentieren.

Nehmen Sie exakte terminliche Abstimmungen mit allen an der Prüfung Beteiligten vor. Voraussetzung dafür ist, dass Ihnen alle potenziellen Gesprächspartner, mit ihren Tätigkeitsprofilen, benannt sind.
Planen Sie Termine für Detailgespräche ein. Viele Fragestellungen lassen sich nur im Zuge der Prüfung suffizient eruieren. Bereits im Vorfeld sollten Sie sich ebenfalls über vorhandene Verfahrensanweisungen und Dokumentationen einen aktuellen Überblick verschaffen. Aus diesen können Sie für viele Bereiche entsprechende Soll-Vorgaben für Ihren Ist-Abgleich extrahieren. Die eigentliche Prüfungshandlung sollte stets damit beginnen, sich einen detaillierten Überblick über die Abbildung des Unternehmens im R/3™ System zu verschaffen.

erschienen in der Zeitschrift ReVision Ausgabe IV/2001

Weiterzulesen im Anhang.