Das Data Retention Tool

Wie Ihnen bekannt ist, wurde der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch entsprechenden Datenzugriff zu prüfen. Diese neue Prüfungsmethode trat neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung.

Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde
nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu.
Im BMF- Schreiben vom 16.07.01 - IV D 2 - S 0316 - 136/01 werden die
Grundsätze für die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPDU, § 146 Abs. 5, § 147 Abs. 2, 5, 6,
§ 200 Abs. 1 AO und § 14 Abs. 4 UStG) geregelt.
Diese gesetzlichen Anforderungen waren nun seitens der SAP® umzusetzen.

1. Die Rolle SAP_AUDITOR_TAX
Zunächst hat die SAP AG mit der Konzeption einer Rolle für den Steuerprüfer
reagiert. Der Name dieser Rolle lautet SAP_AUDITOR_TAX.
Diese Rolle wurde in Zusammenarbeit mit der DSAG Arbeitsgruppe "GDPdU" hinsichtlich der für eine Steuerprüfung relevanten Daten und Auswertungen konzipiert. Diese Rolle kann international eingesetzt werden.
Da SAP Standardrollen grundsätzlich keinem Benutzer zugeordnet werden, gilt:

• Die Rolle ist in den Kundennamensraum
zu kopieren.

• Dort wird die Rolle hinsichtlich ihrer
Ausprägungen kontrolliert und ggfs.
modifiziert.

• Für die Steuerprüfung wird ein
Benutzer mit begrenzter Gültigkeit für
den avisierten Prüfzeitraum eingerichtet.
Es erfolgt die Zuordnung der
AUDITOR_TAX Rolle an den Prüfer.

• Die Einrichtung und Zuordnung sind
zu dokumentieren.

2. DART - Data Retention Tool
Bereits seit 1998 gibt es in den USA eine gesetzliche Anforderung (IRS Revenue
Procedure 98-25), die der Zugriffsmethode "Datenträgerüberlassung" (Z3)
entspricht. DART ist ausschließlich für den Einsatz in SAP Systemen geeignet.
Bei dem zentralen Objekt im Rahmen der Datenextraktion handelt es sich um
den FI-Beleg.
DART extrahiert die FI-Belege einschließlich referenzierender Vorgänger- und
Nachfolger-Belege.

erschienen in der Zeitschrift ReVision II/2005

Weiterzulesen im Anhang.