Lückenlosigkeit der Belegnummernführung

NOTE APRIL 2006

Eine Frage, die einem Prüfer im SAP® FI hin und wieder gestellt wird, lautet:

In welchem Paragraphen steht eigentlich genau, dass es keine Lücken in den Belegnummern für die Finanzbuchhaltung geben darf?

Gleich vorweg – einen solchen Paragraphen gibt es nicht.
Die Gesetzgebung hat generelle Anforderungen formuliert, ohne dabei
explizit auf konkrete technische Anforderungen oder Sachverhalte einzugehen.
Alles andere wäre in unserer Zeit der kurzen Innovationszyklen und der
technischen Vielfalt der Systeme auch kaum sinnvoll.

Woraus wird nun der Anspruch an die lückenlose Belegnummernführung
im FI in Deutschland abgeleitet?

Es folgt eine schrittweise Annäherung:
1.
Im § 239 des HGB (Führung der Handelsbücher) heißt es in Absatz 4:

(4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können
auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf
Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung
einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.
Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen
Aufzeichnungen auf Datenträgern muß insbesondere sichergestellt sein,
daß die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind
und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß. Quelle: Handelsgesetzbuch

Im HGB wird auf die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) verwiesen.


2.
Bei den GoB handelt es sich um Anforderungen, deren Aufgabe es ist,
die Lücken der gesetzlichen Regelungen zu füllen.

Die GoB waren ursprünglich allgemein anerkannte, sogar ungeschriebene
Regeln, an die sich jeder Kaufmann bei der Rechnungslegung zu halten hatte.
Man unterscheidet danach zwischen nichtkodifizierten und kodifizierten GoB.

Nachfolgend eine gängige Zusammenfassung:

 
Quelle: Marie-Luise Wagener, „SAP R/3® im Kontext der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen…“, erschienen in Interne Revision -
Jahrbuch 2006, OSV Hamburg
 
Einer der inzwischen schriftlich fixierten Anforderungen aus den GoB lautet:
Zitat: „ Der Grundsatz der Vollständigkeit und Richtigkeit gebietet, dass alle Geschäftsfälle lückenlos erfasst und verbucht,….“

Quelle: Günter Wöhe, Einführung in die allgemeine Betriebswirtschaftslehre,
20. Auflage, Verlag Vahlen, Sechster Abschnitt Seite 908

3.
Gelten die GoB denn auch für DV-Systeme? Dafür gibt es doch die GoBs?

Wichtig ist zu wissen, dass die GoB uneingeschränkt Anwendung finden und weiterhin die Grundlage einer ordnungsmäßigen Buchführung darstellen.

b) Die Ordnungsmäßigkeit einer DV-gestützten Buchführung ist grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die einer manuell erstellten Buchführung. Mit den GoBS sollen die allgemeinen GoB - der Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - für den Bereich der DVgestützten Buchführung präzisiert werden. Zu beachten sind neben den
handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
(vgl. hierzu insbesondere §§ 238, 239, 257 und 261 HGB)
die §§ 145 bis 147 AO.
Die wichtigsten GoB sind in R 29 der Einkommensteuerrichtlinien
1993 (EStR 1993) dargestellt.

Quelle: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen an die obersten Finanzbehörden
der Länder vom 7. November 1995 - IV A 8 - S 0316 - 52/95- BStBl 1995 I S. 738

 
4.
Und was sagt „SAP®“ dazu?

SAP® hat im Kontext der Problematik des Reports zur Prüfung der Lücken in den FI Belegnummern den OSS Hinweis 175047 herausgegeben. Darin heißt es u.a.:

Zitat: „Der Report RFBNUM00 (bzw. der neue Report RFBNUM00N) weist Belegnummernlücken für das Nummernkreisobjekt RF_BELEG auf. FI-Belegnummern müssen aufgrund gesetzlicher Anforderungen jedoch lückenlos (aber nicht unbedingt in zeitlich aufsteigender Reihenfolge, z.B. in Deutschland) vergeben werden.“

5.
Mit welchen Maßnahmen kann eine Lückenlosigkeit in der Belegnummernvergabe erreicht und überwacht werden?

1.    Die generelle Pufferung des Nummernkreisobjektes RF_BELEG
        (und auch RV_BELEG) darf nicht aktiviert sein.
2.    Bei einer lokalen Pufferung (Einsatz verteilter Instanzen) sind die
        technischen Einstellungsempfehlungen gem. OSS Hinweisen 62077,
        37844 und 23698 zu berücksichtigen. Der Report RSSNR0A1 ist
        regelmäßig auszuführen.
3.    Verbuchungsprozesse sind durch ein IKS abzusichern
        (Stichworte: Report RFVBER00, Transaktion SM13,
        Systemparameter rdisp/vb_delete).
4.    Führen Sie regelmäßig den Report RFBNUM00N
        (Lücken in den FI Belegnummern) aus.
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